Zunächst geht es darum, sich mit den Miteigentümern abzusprechen, um die Sache ins Rollen zu bringen. Erfahrungsgemäß sind Sie mit ihrem Wunsch nach einer kundenorientierteren und effizienteren Hausverwaltung nicht allein. Danach folgt die Überprüfung des bestehenden Vertrages (wann kann gekündigt werden?) und die Einholung von Angeboten anderer Verwaltungen. Nun gilt es auf einer außerordentlichen Eigentümerversammlung zu einer Beschlussfassung über den Verwaltungswechsel zu kommen und diesen allen Eigentümern schriftlich zukommen zu lassen. Mit der „Abwahl“ einer Hausverwaltung wird dabei in der Regel auch die Beschlussfassung über die Beauftragung einer neuen Hausverwaltung verbunden. Aus rechtlichen Gründen müssen die Beschlüsse aber getrennt voneinander (als jeweils eigener Beschlusspunkt)  formuliert werden. Die Schritte beim Verwaltungswechsel im Überblick:

• Absprache mit anderen Wohnungseigentümern
• Überprüfung des bestehenden Vertrages
• Angebotseinholung und (allenfalls) Vorstellungsrunde mit den Verwaltungen auf der „Shortlist“
• Beschlussfassung über den Verwaltungswechsel
• Kündigung der bestehenden Hausverwaltung.

Download: Leitfaden "Hausverwaltung wechseln"

Im Idealfall übernimmt Ihre neue Hausverwaltung zum 1. Jänner eines Jahres. Dazu muss die Kündigung des Vertrages mit der bestehenden Hausverwaltung üblicherweise bis spätestens 30. September ausgesprochen werden. Für die Vorbereitungen, Sondierungen sowie die Organisation und Durchführung der Beschlussfassung sollten Sie aber einige Zeit einplanen, sodass es sich durchaus empfiehlt bereits im Frühjahr bzw. Frühsommer mit Ihrem Vorhaben zu starten. Erfahrungsgemäß dauert es eine gewisse Zeit vom Entschluss, die Verwaltung zu wechseln, bis zur Kündigung der bisherigen Hausverwaltung.

Üblicherweise ist die Kündigung der bestehenden Verwaltung an eine dreimonatige Kündigungsfrist gebunden und nur zum Jahresende (31.12.) möglich. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit die Kündigung bis 30.9. auszusprechen, damit sie am 31.12. wirksam wird.

Der unterjährige (bzw. der fristlose) Wechsel der Verwaltung ist eher unüblich und juristisch schwierig – kann aber in bestimmten Fällen (grobe Pflichtverletzung oder Insolvenz der bestehenden Verwaltung) durchaus vorkommen. Freilich kann im Einvernehmen mit der bestehenden Verwaltung der Vertrag ohnehin jederzeit gekündigt werden.

Wir haben langjährige Erfahrung damit und unsere Rechtsanwälte von LIM-LAW prüfen gerne für Sie, ob in Ihrem Fall ein außerordentlicher Verwaltungswechsel möglich und sinnvoll ist. Auch wenn andere juristische Themen im Raum stehen (z.B. Schadensersatzansprüche oder ähnliches) ist LIM-MANAGEMENT Immobilienverwaltung der perfekte Partner für Sie. Denn Die Rechtsanwälte von LIM-LAW Immobilienrecht können vorab und kostenlos ihre professionelle Meinung zu rechtlichen bzw. strittigen Themen abgeben. 

Alarmzeichen, die Sie bei einer Verwaltung stutzig machen sollten, sind: fehlende Transparenz, schlechte Erreichbarkeit der Hausverwaltung, verspätete oder fehlende Übermittlung von Abrechnungen (Betriebskosten sind üblicherweise bis zum 30.6. des Folgejahres abzurechnen), Nicht-Einholung ausreichender Vergleichsangebote für größere Arbeiten (gemäß § 20 Abs 4 WEG hat der Verwalter „für Erhaltungsarbeiten, die über die laufende Instandhaltung hinausgehen, und für größere Verbesserungsarbeiten“ mindestens drei Angebote einzuholen, Nicht-Tätigwerden bis hin zur Pflichtverletzung oder das Ausbleiben des Gebäudeservices.
Alarmzeichen im Überblick:

• Versteckte Provisionszahlungen
• Unseriöses Abwickeln von Zusatzgeschäften
• Mangelnde Einbindung der Wohnungseigentümer in sämtliche Prozesse
• Mangelnde Nachvollziehbarkeit der Arbeitsschritte
• Mangelnde Kommunikation bzw. Rückmeldung auf Eingaben
• Mangelnde Dienstleistungsorientiertheit
• Arroganz  und „falsch geglaubte Sicherheit“ der Hausverwaltung, weil sie annehmen, dass eine Abwahl den Eigentümern „eh zu mühsam“ ist).

Die Hausverwaltung wird vom Eigentümer bestellt. Mieter haben darauf also nur begrenzt Einfluss. Wenn Sie sich mit anderen Mietern zusammentun und gute Gründe für einen Wechsel der Hausverwaltung aussprechen, ist der Eigentümer aber, unserer Erfahrung nach, für einen Wechsel durchaus aufgeschlossen.

Natürlich wollen wir unseren (zukünftigen) Kunden den Wechsel zu uns möglichst leicht machen. Gleichzeitig bedarf es aber (wie oben ausgeführt) einer Beschlussfassung, die den Anforderungen des WEG (Wohnungseigentumsgesetz) entspricht.

Daher bieten wir gerne das LIM-Wechselservice an, bei dem wir uns (auf eigene Kosten) um alles Organisatorische rund um die Abwahl der bisherigen Verwaltung und unsere Neubestellung kümmern. Das LIM-Wechselservice im Überblick:

• Evaluierung (des bestehenden Verwaltungsvertrages?) und der letzten Betriebskosten-Abrechnung und Aufzeigen von möglichen Einsparungspotentialen (unverbindlich und völlig kostenlos in Kooperation mit den Juristen von LIM-LAW Immobilienrecht).
• Legung eines kostenlosen und unverbindlichen Anbots unter Beilage eines vollständigen Leistungsverzeichnisses zur Übernahme der Verwaltung.
• Vorbereitung und Versand der Umlaufbeschlüsse samt Begleitschreiben (bei Bedarf: Evaluierung der Adressen aller Miteigentümer, falls nicht vorhanden) und Aushang in den Stiegenhäusern.
• Auswertung der rück-übermittelten Beschlussformulare (diese werden an eine allgemeine E-Mail-Adresse bzw. eine anonyme Postbox gesendet).
• Bekanntgabe der Beschlussergebnisse durch Aussendung an sämtliche Wohnungseigentümer bzw. die Eigentümergemeinschaft und Aushang in den Stiegenhäusern.
• Entwurf und Übermittlung des Kündigungsschreibens an die bestehende Verwaltung. Auch wenn rechtliche Themen mit der Vorverwaltung im Raum stehen, z.B. Schadensersatzansprüche, ist LIM-MANAGEMENT der perfekte neue Partner für Sie.

Die Kosten einer Hausverwaltung sind bei Wohnungseigentumshäusern Teil der allgemeinen Betriebskosten bzw. der Bewirtschaftungskosten und werden daher entsprechend dem anwendbaren Verteilungsschlüssel (meist nach Nutzwerten / Anteilen) auf die einzelnen Eigentümer umgelegt.

Üblicherweise liegen die Kosten einer Verwaltung etwa bei dem Satz nach § 15a MRG – das ist jener Wert, der bei vermieteten Wohnungen auf die Mieter überwälzt werden darf. Das sind derzeit EUR 4,23 je m² pro Jahr, also 0,35 Cent je m² je Monat (jeweils zuzüglich 20% Umsatzsteuer). 

Es ist im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) ausdrücklich geregelt, dass die Hausverwaltung mindestens alle zwei Jahre eine Eigentümerversammlung abhalten und darüber Protokoll legen muss. LIM-MANAGEMENT organisiert auf Wunsch auch häufiger eine Eigentümerversammlung (hier kommt es mitunter auch auf die Größe und Komplexität der Liegenschaft an).

Bei größeren Liegenschaften bzw. wenn dies im Wohnungseigentumsvertrag so vorgesehen ist, macht es allenfalls auch Sinn, Stiegenvertreter zu wählen und mit diesen einen regelmäßigen Jour Fixe abzuhalten. Hierfür bietet sich die hausinterne LIM-Lounge in der Albertgasse an.

Eine Hausverwaltung übernimmt im Auftrag der Eigentümer das Management der Immobilie. Sie kümmert sich um die Buchhaltung (samt Vorschreibung und Einbringung offener Posten), sowie um laufende Verträge und Dienstleistungen, wie zum Beispiel Versicherungen, Verträge mit Versorgern sowie die Reinhaltung und Instandhaltung des Objektes.

Die Verwaltung ist aber auch für die ordnungsgemäße Erhaltung des Gebäudes zuständig, kann also Sanierungen, die lediglich den derzeitigen Zustand in Ordnung bringen bzw. erhalten, auch ohne besondere Beschlussfassung vornehmen. Daher ist die Verwaltung im Alltag relativ „mächtig“. Umso wichtiger ist es, eine Verwaltung zu haben, der man vertraut.

Ein Beschluss ist nur dort notwendig, wo Veränderungen an den allgemeinen Teilen der Liegenschaft, die über die Erhaltung hinausgehen, durchgeführt werden- wie etwa nützliche Verbesserungen oder sonstige über die Erhaltung hinausgehende bauliche Veränderungen (§ 29 WEG).

Download: Leistungsverzeichnis der LIM-MANAGEMENT Immobilienverwaltung.

Die Abwahl und Neubestellung der Verwaltung erfordert einen wirksamen Beschluss nach WEG (Wohnungseigentumsgesetz). Dieser ist gar nicht so leicht zu erwirken, weil er zahlreiche formale Voraussetzungen erfüllen muss.

So muss der Beschluss an jeden einzelnen Wohnungseigentümer versandt und zusätzlich auch ausgehängt werden. Der Beschluss selbst muss in Abwahl der bisherigen Verwaltung (als eigener Beschlussgegenstand) und Neubestellung der neuen Verwaltung (als eigener Beschlussgegenstand) geteilt werden.

Zudem sollte der Umlaufbeschluss Kontaktdaten für die Rücksendung des Beschlussformulars sowie eine Beschlussfrist (von mindestens 2 bis 3 Wochen, gesetzlich nicht genau geregelt) und eine Rechtsbelehrung enthalten.

Die LIM-MANAGEMENT Immobilienverwaltung ist Teil der Limberg-Gruppe. Daraus ergeben sich für LIM-MANAGEMENT Kunden viele Vorteile – z.B. wenn eine Wohnung bewertet, vermittelt oder renoviert/saniert werden soll. Die Limberg-Gruppe bietet alle Dienstleistungen inhouse an und das zu außerordentlichen Preisen für LIM-MANAGEMENT Kunden. Somit sparen Sie nicht nur Geld, sondern auch Zeit, weil die Unterlagen und Infos zur jeweiligen Wohnung bereits im Haus sind und uns auch die Umgebungsfaktoren der Liegenschaft bekannt sind.

LIM-MANAGEMENT Kunden bekommen besondere Rabatte und regelmäßige Angebote von der Limberg-Gruppe. Erfahrungsgemäß wird auch das Handwerkerservice von LIM-DEVELOPMENT Immobilienentwicklung oft von LIM-MANAGEMENT Kunden beauftragt. Die „schnelle Eingreiftruppe“ hilft bei einem Wasserschaden, aber auch bei größeren Sanierungen oder Renovierungen.

Unser Fokus liegt auf der Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften (auch größere Anlagen). Derzeit umfasst unser Portfolio rund 250 Liegenschaften in Wien und Umgebung (von ca. 400m2 bis 20.000 m2 je Objekt). Die LIM-MANAGEMENT Immobilienverwaltung ist groß genug, um alle Anliegen professionell abzuwickeln und klein genug, um sich persönlich um ihre Kunden zu kümmern. Eigentümerveranstaltungen finden immer mit der Geschäftsführung statt!

LIM-MANAGEMENT garantiert Transparenz, Verlässlichkeit, 24-Stunden Erreichbarkeit (Notrufnummer), Effizienz, Wirtschaftlichkeit und eine Partnerschaft auf Augenhöhe. Dazu gehören:

• Laufende Überwachung des Gebäudezustandes (regelmäßige Objektbegehung ohne Anlass).
• (Auf Wunsch) Wohnungseigentümerversammlung beliebig oft.
• Kostenloses Knowhow unserer Anwälte von LIM-LAW, Gutachter, Sachverständigen von LIM-EXPERT, LIM-BROKER Makler & LIM-DEVELOPMENT Architekten (im Rahmen einer Ersteinschätzung).
• Jährliche Optimierung laufender Verträge mit Versicherungen und Dienstleistern (Aufzeigen von Einsparungsmöglichkeiten).
• LIM-Liegenschaftspotentialanalyse.
• Transparente Abrechnung (jederzeitige Einsicht in Konten & Unterlagen).
• 24/7 Erreichbarkeit + Kundenportal + LIM-MANAGEMENT-App.
• Konsistente Ansprechpartner (geringe Fluktuation im Verwalterteam).

Download: Leistungsverzeichnis der LIM-MANAGEMENT Immobilienverwaltung.

Die LIM-MANAGEMENT Immobilienverwaltung ist 2021 aus der all-in-one Gebäudeverwaltung hervorgegangen. Die all-in-one Gebäudeverwaltung gibt es heute nicht mehr.